Vertragsunterzeichnungen und das Unterschreiben von zahlreichen Dokumenten unter Geschäftspartnern auf Papier können sehr mühselig sein. Hierbei behindert die Bürokratie einen zügigen Fluss und es kann eine Menge Zeit verloren gehen, die man besser in seine wichtigeren geschäftlichen Aktivitäten stecken könnte. Auch wenn Deutschland lange Zeit in Sachen Digitalisierung, gegenüber vielen anderen Ländern hinterherhinkte, so gibt es heute für das Unterzeichnen von Dokumenten eine Alternative zu zeitschluckenden Papierbergen. Und zwar die e-Signatur. Hier kann mittels eines zertifizierten Anbieters online jedes beliebige Dokument unterzeichnet werden. Digital, statt Papier. Und das europaweit und rechtssicher. Was mit der E-Signatur alles möglich ist und welche Vorteile sie, insbesondere im Business Bereich darbieten kann, haben wir im nachfolgenden Text in einer kurzen Zusammenfassung bereitgestellt.

Inhaltsverzeichnis

Erleichterung durch die e-Signatur

Die e-Signatur bringt eine große Erleichterung mit sich und kann damit die geschäftlichen Abläufe und Abwicklungen deutlich beschleunigen. Wer kennt es nicht? Ein wichtiges Dokument muss unterzeichnet werden und beispielsweise zuerst von Geschäftspartner 1 an den Geschäftspartner 2 versandt werden. Dieser wird, wenn er dann Zeit hierfür findet, das Papier einsehen, per Hand unterschreiben und schickt es auf dem Postweg zurück. Sind dann noch mehrere Unterschriften von verschiedenen Vertragspartner notwendig, so kann sich so ein Prozess sehr in die Länge ziehen und dabei wertvolle Zeit verloren gehen. Hinzu kommen noch die teilweise sehr langwierigen Postlaufzeiten, die ergänzend zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen. Daher ist es sehr hilfreich eine digitale Unterschrift erstellen zu lassen. Mit der e-Signatur sind keine zeitraubenden Vorgänge mehr notwendig und wichtige Dokumente können online binnen Minuten oder gar Sekunden unterzeichnet vorliegen. Das gilt sowohl für den empfangenden als auch den entsendenden Geschäftspartner.

Ist die e-Signatur rechtskonform und sicher?

Einige der bisher nicht so e-Signatur erfahrenen Unternehmer fragen sich an dieser Stelle natürlich immer wieder, ob denn diese Art der Unterzeichnung auch eine rechtsverbindliche und sichere Alternative ist. Ja, das ist. Unterzeichnungen auf Papier sind in unserer mittlerweile modernen Welt nicht mehr zwingend überall notwendig und auch nicht mehr zeitgemäß.
Damit ein e-Signatur Anbieter rechtskonforme und sichere Signaturen gewährleisten kann, sind in unserem Land strikte Voraussetzungen zu erfüllen. Unter diese strengen Kriterien fallen unter anderem das Erzielen von gesetzlich vorgeschriebenen Zertifizierungen. Um die Integrität von den zu unterzeichnenden Dokumenten sicherzustellen, ist eine Authentifizierung der unterzeichnenden Personenkreise notwendig. Ebenso wird hierbei der Nachweis der Zustimmung und eine elektronische Versiegelung der Dokumente rechtlich zwingend eingefordert. Sind all diese Voraussetzungen erfüllt, so gilt die e-Signatur exakt so rechtsverbindlich, wie die per Hand geleistete Unterschrift auf einem Stück Papier. EU-weit regelt das die sogenannte eIDAS Verordnung. Ein zertifizierter Anbieter kann im Auftrag und Namen seiner Partner damit rechtssichere Unterschriften erstellen. In regelmäßigen Abständen werden die Anbieter auch gesetzlich überprüft, um sicherzustellen, dass stets alles den europäischen gesetzlichen Regelungen entspricht.

Die Vorteile der e-Signatur kurz und bündig zusammengefasst

Der entscheidende und mit Abstand wichtigste Vorteil bei der Nutzung einer e-Signatur ist das Einsparen von Zeit. Und da Zeit in Unternehmerkreisen vorwiegend auch immer Geld bedeutet, lässt sich damit also indirekt auch Geld einsparen. Das umständliche Versenden von Papierdokumenten entfällt, genauso wie möglicherweise ein zeitintensives Einscannen von irgendwelchen Papierstücken. Die unserer Meinung nach am meisten hervorstechenden Vorteile bei der Anwendung einer digitalen Unterschrift über einen zertifizierten Anbieter haben wir hier stichpunktartig zusammengefasst:

deutliches Absenken des Papierverbrauchs
Wege zur Post und langwierige Postlaufzeiten entfallen
Unterschriften lassen sich binnen Sekunden und in Echtzeit erstellen
bisher notwendiges Drucken oder Scannen von Papierunterlagen entfällt
die per e-Signatur unterschriebenen digitalen Papiere sind so rechtssicher wie eine analoge Unterschrift von Hand

Alles in allem zeigt sich das erhebliche Potenzial, welches in der Umstellung von den zeitaufwendigen analogen Unterschriften, auf eine digitale Signatur steckt. Jeder Unternehmer tut gut daran mit der Zeit zu gehen und ernsthaft in Erwägung zu ziehen künftig weitgehend nur noch mittels einem Anbieter für E-Signatur seine Geschäfte abschließen zu lassen.

Fazit

Die gute alte Unterschrift die manuell und von Hand auf einem Blatt Papier geleistet wurde, hat ausgedient. Auch im doch eher bürokratisch und analog veranlagten Deutschland. Immer mehr Menschen und vor allem Unternehmer und Betriebe sind schon auf die digitale Lösung umgestiegen. Die digitale e-Signatur. Und täglich kommen neue Benutzer hinzu. Es zeigt sich, dass die Mehrheit der Leute erkannt hat, dass sich auf diese Wege eine Menge Zeit und Bürokratie einsparen lassen kann. Und damit auch kurz- und langfristig eine Menge Geld. Dokumente lassen sich in sekundenschnelle und in Echtzeit online unterschreiben. Postwege sind nicht mehr notwendig und mühseliges Scannen und Drucken von Unterlagen gehört fortan der Vergangenheit an. All diese und die zuvor bereits genannten Argumente sprechen unserer Meinung nach für die Nutzung einer e-Signatur. Sie bedeutet Zukunft. Und als erfolgreicher Unternehmer sollte man mit der Zeit gehen und sich den modernen Möglichkeiten anpassen. Doch letztlich passt man sich dabei nicht nur an, sondern erfährt durch die Zeit- und Geldersparnis mit der Anwendung einer digitalen Unterschrift auch noch einen entscheidenden Mehrwert.

Erstellt am: 24. August 2021